Der Ablauf
1
Belege kommen herein
Per E-Mail an deine eigene Beleg-Adresse — weitergeleitet aus deinem
Postfach oder gleich vom Lieferanten dorthin geschickt. Oder du lädst sie
hoch, auch als Foto vom Handy.
2
Der Belegchecker liest sie aus
Er erkennt den Text auf Rechnung, Kassenbon oder Screenshot und holt sich
daraus die Felder: Aussteller, Datum, Rechnungsnummer, Netto, Steuer,
Brutto, Währung.
3
Er ordnet und nummeriert
Jeder Beleg landet in einem Belegkreis — das ist deine Ablage je
Zahlungsweg, also zum Beispiel „Bank”, „Amex”, „PayPal”, „Kassa”. Dort
bekommt er eine fortlaufende Nummer wie
AMEX-014.4
Du gleichst deinen Kontoauszug ab
Du lädst den Auszug hoch. Der Belegchecker stellt jede Abbuchung dem
passenden Beleg gegenüber und zeigt dir, wo einer fehlt.
5
Du exportierst
Ein Paket zum Herunterladen: eine Excel- und eine CSV-Übersicht plus alle
Belegdateien. Das geht an deine Buchhaltung.
Was er kann — und was nicht
Die rechte Spalte ist kein Kleingedrucktes, sondern der wichtigste Teil dieser
Seite. Wenn dein Team weiß, wo die Grenze verläuft, spart ihr euch die
Enttäuschungen.
Was du dafür brauchst
1
Einen Zugang
Die Anmeldung läuft über Philipp AI — ein Knopf auf der Anmeldeseite,
kein eigenes Passwort. Dein Konto entsteht dort, der Belegchecker übernimmt
daraus nur, wer du bist.
2
Deine Belegkreise
Beim ersten Anmelden richtest du sie ein: für jeden Zahlungsweg einen.
Faustregel — eine Karte, ein Konto, ein Belegkreis. Du kannst sie später
jederzeit ergänzen.
3
Deine Beleg-Adresse
Bekommst du automatisch. Sie besteht aus drei Wörtern, damit man sie am
Telefon vorlesen kann, und lässt sich in den Einstellungen umbenennen.
Wer im Team was tut
Das ist die Frage, die am häufigsten kommt — und die Antwort ist angenehmer als erwartet: Die meisten in deinem Team brauchen gar keinen Zugang.Belege zuschicken
Braucht keinen Zugang. Wer die Beleg-Adresse kennt, kann Belege
hinschicken oder weiterleiten — vom Handy, aus dem Postfach, unterwegs.
Das ist die Aufgabe für die meisten im Team.
Prüfen und abgleichen
Braucht einen Zugang. Das macht typischerweise eine Person — du selbst oder
wer bei euch die Vorbereitung für die Buchhaltung macht.
Exportieren
Braucht denselben Zugang. Einmal im Monat oder im Quartal, je nachdem wie
ihr abrechnet.
Ein Zugang gehört zu genau einem Ablagebereich. Mehrere Personen können
heute nicht mit eigenen Anmeldungen in denselben Bestand schauen — meldet sich
jemand neu an, bekommt er einen eigenen, leeren Bereich, nicht deinen. Teile
deshalb auch deine Anmeldung nicht: gemeinsame Zugänge sind vertraglich nicht
zulässig, und dein Team braucht sie für das Zuschicken ohnehin nicht. Willst du
mehrere Personen mit eigener Anmeldung im selben Bestand, sag uns Bescheid.
Damit ihr sofort richtig startet
Drei Dinge entscheiden darüber, ob der Belegchecker vom ersten Tag an sauber arbeitet:Das Kürzel gehört in den Betreff
Das Kürzel gehört in den Betreff
Schreib in den Betreff, zu welchem Belegkreis der Beleg gehört — zum
Beispiel
bg amex. Ohne dieses Kürzel wird der Beleg zwar ausgelesen,
bleibt aber ein Entwurf ohne Nummer und muss später von Hand zugeordnet
werden. Alternativ hinterlegst du einmalig das Zahlungsmittel je Belegkreis,
dann geht es auch ohne. Beides steht auf der Seite
Belege einreichen.Kontoauszüge als CSV, nicht als Scan
Kontoauszüge als CSV, nicht als Scan
Fast jede Bank bietet den Auszug als CSV-Datei zum Herunterladen an. Die
wird direkt gelesen — das ist schneller und deutlich genauer als ein
eingescanntes PDF. Ein Scan geht auch, ist aber die zweite Wahl.
Jeder Wert ist ein Vorschlag
Jeder Wert ist ein Vorschlag
Was der Belegchecker ausliest, ist ein Vorschlag — sichtbar, prüfbar und
änderbar. Es gibt keine Entscheidung, die ohne dich passiert. Genau deshalb
gehört die Durchsicht in euren Ablauf: siehe
Prüfen und abgleichen.
Weiterlesen
Belege einreichen
Die Arbeitsanweisung für dein Team — eine Seite zum Ausdrucken.
Prüfen und abgleichen
Was du regelmäßig durchgehst, und was die Zustände bedeuten.
Für die Buchhaltung
Export, Nummernkreise, Umsatzsteuer, Aufbewahrung.