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belegchecker Diese Seite ist die, die du deinem Team gibst. Wer nur Belege zuschickt, braucht keinen Zugang und muss nichts weiter wissen als das hier.

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Die eine Regel

Beleg an die Beleg-Adresse schicken. Kürzel des Belegkreises in den Betreff.Alles andere auf dieser Seite sind Sonderfälle.
Eine Weiterleitung sieht dann so aus:
bg ist das Schlüsselwort, amex das Kürzel des Belegkreises. Beides steht in deiner Übersicht im Belegchecker, dort siehst du auch deine eigene Beleg-Adresse und kannst sie kopieren. Ohne Kürzel geht nichts verloren — der Beleg wird trotzdem ausgelesen. Er bleibt aber ein Entwurf ohne Nummer, bis ihn jemand von Hand einem Belegkreis zuordnet. Ein paar Entwürfe sind kein Problem, hundert sind Handarbeit.
Der Weg ohne Kürzel. Hinterlegst du einmalig unter Einstellungen → Belegkreise das Zahlungsmittel — die letzten vier Stellen der Karte, eine IBAN oder die PayPal-Adresse — dann erkennt der Belegchecker den Belegkreis oft selbst aus dem Beleg. Das Kürzel im Betreff gewinnt trotzdem immer, wenn eines da ist. Von einer Kreditkarte werden ausschließlich die letzten vier Stellen gespeichert, nie die volle Nummer.

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Das Statuswort

Steht hinter dem Kürzel noch ein Wort — ab Werk neu —, wird der Beleg als noch nicht bezahlt geführt:
Das ist praktisch für Eingangsrechnungen mit Zahlungsziel. Welches Wort das ist, stellst du unter Einstellungen → Erkennung in E-Mails ein.

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Die drei Wege hinein

Der Alltagsweg. Rechnung kommt per Mail herein, du leitest sie an die Beleg-Adresse weiter und schreibst das Kürzel in den Betreff. Der ursprüngliche Betreff darf stehen bleiben — das Kürzel muss nur irgendwo darin vorkommen.Auch eine weitergeleitete Mail, die selbst wieder eine Mail als Anhang enthält, wird ausgepackt.

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Was hineingeht — und was nicht

Größe: bis 25 MB pro Datei beim Hochladen, bis 50 MB für eine ganze Mail samt Anhängen. Schickt jemand eine Mail mit einem Anhang, der nicht in der linken Spalte steht, wird dieser Anhang übersprungen — die Mail selbst geht nicht verloren und ist im Verarbeitungsverlauf nachlesbar.
Signaturbilder stören nicht. Das LinkedIn-, Xing- oder Instagram-Symbol aus deiner Signatur wird erkannt und nicht als Beleg gewertet. Ihr müsst eure Signaturen nicht anpassen.

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Wer schicken darf

Ab Werk darf jeder an deine Beleg-Adresse schreiben, der sie kennt. Wenn du das eingrenzen willst, trag unter Einstellungen → Absender-Whitelist die erlaubten Adressen ein — ganze Firmendomains gehen auch.
Sobald die Liste eine einzige Adresse enthält, ist sie scharf: alles andere wird abgewiesen. Trag also gleich alle ein, die zuschicken sollen — inklusive deiner eigenen Adresse und der eurer Lieferanten. Abgewiesene Mails siehst du im Verarbeitungsverlauf, der Absender bekommt aber keine Rückmeldung.

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Wann etwas passiert

Alle 15 Minuten

So oft wird das Postfach geleert. In der Übersicht steht, wann zuletzt abgerufen wurde — und daneben ein Knopf „Jetzt abrufen”, wenn du nicht warten willst.

Rückwirkend 14 Tage

Wird länger nicht abgerufen, werden Mails aus den letzten zwei Wochen nachgeholt. Was älter ist, kommt nicht mehr von selbst — dann lade den Beleg einfach hoch.
Nach dem Abruf läuft die Auswertung im Hintergrund. Du kannst das Fenster schließen; ein hochgeladener Stapel wird fertig, auch wenn du weggehst.

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Wenn etwas nicht ankommt

Prüfe zuerst die Adresse — wurde zwischendurch umbenannt? Alte Adressen bleiben zwar dauerhaft zustellbar, ein Tippfehler aber nicht. Eine Mail an eine Adresse, die es nie gab, wird stillschweigend verworfen; es kommt keine Fehlermeldung zurück.Zweiter Blick: die Absender-Whitelist. Steht dort etwas drin und die Absenderadresse nicht, wurde die Mail abgewiesen — nachzulesen im Verarbeitungsverlauf.
Dann fehlte das Kürzel im Betreff und es war kein Zahlungsmittel hinterlegt. Er liegt als Entwurf in der Belegliste. Weise ihm einen Belegkreis zu — die Nummer wird in dem Moment vergeben.
Dann war das Dateiformat keines aus der Liste oben. Häufigster Fall: eine Rechnung als Word-Datei. Bitte den Lieferanten um ein PDF — oder drucke sie als PDF und lade sie hoch.
Das geht auch: der Mailtext selbst wird dann zum Beleg. Bei solchen Belegen gibt es allerdings keine Volltextsuche über den Inhalt — suchen kannst du über Aussteller, Nummer und Kurzbeschreibung.

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Zum Ausdrucken

Beleg-Spickzettel
  1. Beleg per Mail an: …@… (eure Beleg-Adresse hier eintragen)
  2. In den Betreff: bg + Kürzel des Belegkreises — z. B. bg amex, bg bank, bg paypal
  3. Noch nicht bezahlt? neu dahinter: bg bank neu
  4. Erlaubt sind PDF, Fotos und CSV — keine Word- oder Excel-Dateien
  5. Kassenbon: abfotografieren, solange er lesbar ist
  6. Im Zweifel trotzdem schicken — lieber ein Entwurf zu viel als ein Beleg zu wenig