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belegchecker Einreichen läuft nebenbei. Prüfen ist die Arbeit, die bleibt — und sie ist überschaubar, wenn sie regelmäßig passiert. Diese Seite beschreibt den Durchgang, den eine Person bei euch macht.

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Der Rhythmus

Wöchentlich

Übersicht öffnen und die Kacheln abarbeiten, die etwas von dir wollen. Zehn Minuten.

Monatlich

Kontoauszüge hochladen und abgleichen, sobald sie da sind.

Zum Abschluss

Exportieren und an die Buchhaltung geben — siehe Für die Buchhaltung.

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Der wöchentliche Durchgang

Die Übersicht zeigt nur, was offen ist. Steht dort nichts, ist nichts zu tun.
1

Entwürfe ohne Belegkreis

Belege, die ohne Kürzel hereinkamen. Weise jedem einen Belegkreis zu — in dem Moment bekommt er seine Nummer. Mehrere auf einmal gehen über die Mehrfachauswahl in der Belegliste.
2

Dublettenverdacht

Zwei Belege mit demselben Aussteller und derselben Rechnungsnummer. Das ist ein Hinweis, keine Entscheidung — bestätige oder verwirf ihn. Genau gleiche Dateien werden schon beim Einlesen abgefangen und tauchen hier gar nicht erst auf.
3

Betragsprüfung angemerkt

Netto plus Steuer ergibt nicht den Bruttobetrag. Meist ein Rundungsfall oder ein schlecht lesbarer Bon. Öffne den Beleg, vergleiche mit dem Dokument daneben und korrigiere von Hand.
4

Zahlungsnachweis-Vorschlag

Eine PayPal-, Klarna- oder Stripe-Bestätigung wurde einer Händlerrechnung zugeordnet. Bestätige den Vorschlag — oder lehne ihn ab. Warum das wichtig ist, steht unter Für die Buchhaltung.
5

Fehler unerledigt

Im Verarbeitungsverlauf steht, was nicht durchgelaufen ist, mit Grund. Du kannst den Eintrag erneut verarbeiten lassen oder ihn mit einer Notiz auf erledigt setzen.

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Einen Beleg bearbeiten

Links die Felder, rechts das Dokument — beim Scrollen bleibt es stehen, damit du vergleichen kannst. Alle Felder sind änderbar.
Schiebst du einen Beleg von „Bank” nach „Amex”, bekommt er eine Nummer aus der Amex-Folge. Die alte Nummer bleibt am Beleg gespeichert und auffindbar, wird aber nicht neu vergeben. Das ist Absicht: eine Lücke in der Nummernfolge lässt sich erklären, eine doppelt vergebene Nummer nicht.
Verwerfen geht nur bei Entwürfen, also bei Belegen ohne Nummer. Das ist endgültig.Stornieren ist der Weg für alles, was schon eine Nummer hat. Der Beleg verschwindet aus der normalen Liste und aus dem Export, bleibt aber auffindbar und lässt sich wiederherstellen. Seine Nummer bleibt belegt.
Der Zahlungsstatus ist unabhängig davon, ob der Beleg erfasst ist. Du kannst ihn einzeln setzen oder für eine ganze Auswahl auf einmal.
Das Suchfeld findet Aussteller, Rechnungsnummer, die Kurzbeschreibung — und den Text im Beleg selbst. Zwei Einschränkungen: Belege, die vor Ende August 2026 erfasst wurden, sind im Volltext nicht durchsuchbar, und Belege, die aus dem Mailtext statt aus einem Anhang stammen, ebenfalls nicht.

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Den Kontoauszug abgleichen

Hier zeigt sich, was der Belegchecker eigentlich soll: sehen, wo ein Beleg fehlt.
1

Auszug herunterladen — am besten als CSV

Fast jede Bank und jeder Kartenanbieter bietet den Umsatz als CSV-Datei an. Nimm die. Sie wird direkt gelesen, ohne Umweg über die Texterkennung, und ist dadurch schneller und genauer. PDF und Foto gehen auch.Du musst nichts einstellen — welche Spalte das Datum und welche den Betrag enthält, erkennt der Belegchecker selbst. Auch Umlaute aus deutschen und österreichischen Bankexporten sind kein Problem.
2

Hochladen

Unter Abgleich → „Neue Abrechnung”. Belegkreis und Zeitraum sind freiwillig; der Zeitraum ist freier Text wie „Amex 01/26” und dient nur der Gruppierung. Lässt du ihn leer, wird der Monat aus den Buchungsdaten abgeleitet.
3

Abgleich läuft im Hintergrund

Fenster schließen ist erlaubt.
4

Die Positionen durchgehen

Oben stehen die Kennzahlen, darunter jede Buchungszeile mit dem Beleg, der dazu gefunden wurde.

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Die vier Zustände einer Buchungszeile

„Kein Beleg nötig” verlangt eine Begründung. Ein Satz genügt, aber er ist Pflicht — und er wandert in den Export. Damit kann später jeder nachlesen, warum zu dieser Zeile kein Beleg liegt. Genau das will ein Prüfer wissen.
Verknüpfen und lösen kannst du jederzeit von Hand. Für einen Sammelbeleg, der mehrere Buchungszeilen abdeckt, lässt sich derselbe Beleg mehrfach zuordnen.

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Warum manches „unklar” bleibt

Der Belegchecker verknüpft lieber gar nicht als falsch. Drei Regeln sorgen dafür — und erklären die meisten offenen Zeilen:

Der Betrag

Er darf um höchstens 10 Cent oder 5 % abweichen. Darüber wird die Zeile herabgestuft, nie stillschweigend verknüpft.

Das Datum

Der Beleg darf bis zu 90 Tage vor der Abbuchung liegen, aber höchstens 3 Tage danach. Eine Rechnung, die Wochen nach der Belastung datiert ist, gehört nicht dazu.

Die Währung

Es wird nie umgerechnet. Eine Rechnung in Dollar gegen eine Belastung in Euro bekommst du als Vorschlag — nachrechnen und entscheiden musst du.
Erneut abgleichen ist billig. Hast du fehlende Belege nachgereicht, starte den Abgleich für denselben Auszug einfach noch einmal. Der Text wurde zwischengespeichert, das kostet keine erneute Texterkennung.
Entschiedenes wird nicht überschrieben. Zeilen, die du schon bearbeitet hast, bleiben stehen. Findet ein neuer Durchlauf eine davon nicht wieder — etwa weil du einen anderen Auszugszeitraum hochgeladen hast —, wird der ganze Abgleich verweigert statt deine Arbeit zu überschreiben. Du siehst dann einen gelben Hinweis „Abgleich nicht gespeichert”. Das ist kein Fehler, sondern die Sicherung.

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Grenzen, die im Alltag auffallen

  • Kein Bankzugang. Der Belegchecker holt keine Umsätze bei deiner Bank ab. Jeder Auszug wird von dir hochgeladen.
  • Kein Format je Bank. Es gibt keine Voreinstellung „Erste Bank” oder „Amex”. Jeder Auszug wird gelesen und interpretiert — dadurch geht jedes Format, aber nichts ist garantiert. Kontrollier den ersten Auszug einer neuen Quelle genauer.
  • Sehr große CSV-Dateien. Über etwa 2.000 Zeilen wird der Auszug abgewiesen statt gekürzt. Lade ihn dann monatsweise hoch.
  • Mehrere gleich gute Kandidaten ergeben bewusst keinen Vorschlag. Lieber gar keiner als der falsche.