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belegchecker Diese Seite ist für die Person, die mit den Zahlen weiterarbeitet — bei euch intern oder in der Steuerkanzlei.

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Der Export

Am Ende steht ein Paket zum Herunterladen. Es enthält immer beides: eine Excel-Datei zum Arbeiten und eine CSV-Datei zum Weitergeben — dazu alle Belegdateien in einem Ordner. Weil sie im selben Paket liegen, ist die Spalte „Belegdatei” ein anklickbarer Verweis auf das Dokument.
Unter Belege → Exportieren. Du wählst einen Datumsbereich und beliebig viele Belegkreise.Spalten: Nummer · Belegkreis · Belegart · Rechnungsdatum · Eingang · Rechnungsleger · Leistung · Netto · Steuer · Steuersatz · Steuerzeilen · Reverse-Charge · Summe · Währung · Status · Betragsprüfung · Verknüpfter Beleg · BelegdateiStornierte Belege sind nicht enthalten.
Es gibt keine Schnittstelle zu DATEV, BMD oder einem anderen Buchhaltungsprogramm. Die CSV-Datei ist ein allgemeines Format mit deutschen Spaltennamen, kein Importformat eines bestimmten Programms. Die Übergabe läuft über dieses Paket — in der Praxis nimmt die Kanzlei es so entgegen und bucht daraus.

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Belegnummern

  • Jeder Belegkreis hat seine eigene fortlaufende Folge, zum Beispiel AMEX-001, AMEX-002. Die Startnummer legst du beim Anlegen fest.
  • Ein Beleg bekommt seine Nummer in dem Moment, in dem er einem Belegkreis zugeordnet wird — nicht schon beim Eintreffen.
  • Lücken sind Absicht. Storniert ihr einen Beleg oder verschiebt ihn in einen anderen Belegkreis, wird seine Nummer nicht wiederverwendet. Eine Lücke kann man erklären, eine doppelt vergebene Nummer nicht.
  • Frühere Nummern bleiben am Beleg gespeichert und auffindbar. Fragt jemand nach BANK-042 und der Beleg heißt heute AMEX-017, findet ihr ihn trotzdem.

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Umsatzsteuer

Hat ein Beleg mehrere Steuersätze — der Klassiker ist der Gastronomiebon —, stehen alle gedruckten Zeilen mit Satz, Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag im Feld „Steuerzeilen laut Beleg” und im Export.Das Feld Steuersatz zeigt den ausgewiesenen Satz, sobald ein einzelner Satz die Beträge auf den Cent erklärt. Nur wenn das kein einzelner Satz kann, steht dort der rechnerische Mischsatz — dann sagen dir die Steuerzeilen daneben, was tatsächlich auf dem Beleg steht.
Stimmt die Summe nicht auf zwei Cent genau, wird der Beleg ein zweites Mal ausgewertet. Geht es dann immer noch nicht auf, steht ein Hinweis am Beleg und in der Spalte Betragsprüfung — sichtbar, nicht stillschweigend geradegebogen.
Bei Reverse Charge bleiben Steuer, Steuersatz und Steuerzeilen im Export leer, und in der Spalte Reverse-Charge steht „Ja”. Das ist die Angabe, die eure Buchhaltung braucht.
Bei einer Ratenvereinbarung wird der Ratenbetrag erfasst, nicht die Gesamtsumme des Vertrags — weil genau die Rate auf dem Kontoauszug steht und zugeordnet werden soll.
Es gibt keine Kontierung. Keine Sachkonten, keine Kostenstellen, keine Steuerschlüssel und keine Einteilung nach Aufwandsart. Die einzige Gliederung ist der Belegkreis — also der Zahlungsweg. Kontiert wird danach, im Buchhaltungsprogramm.

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Doppelte Zahlungen vermeiden

Bezahlst du über PayPal, Klarna oder Stripe, liegen am Ende zwei Dokumente zur selben Ausgabe vor: die Rechnung des Händlers und die Zahlungsbestätigung des Zahlungsdienstes. Der Belegchecker erkennt das und unterscheidet die Belegart: Rechnung, Zahlungsnachweis oder Quittung. Zu einem erkannten Zahlungsnachweis schlägt er die passende Händlerrechnung vor.
Bestätige diese Vorschläge. Erst mit deiner Bestätigung wird der Zahlungsnachweis aus dem Kandidatenpool des Kontoabgleichs genommen. Ohne sie können beide Dokumente als eigenständige Belege durchlaufen — und wer danach bucht, bucht dieselbe Ausgabe zweimal.
Im Export steht der Gegenpart in der Spalte Verknüpfter Beleg.

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Aufbewahrung und Löschen

  • Belege, Kontoauszüge und die daraus erfassten Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht.
  • Gelöschte Belege werden zunächst nur ausgeblendet, damit ihre Belegnummer nicht doppelt vergeben wird. Sie lassen sich wiederherstellen.
  • Die E-Mails an die Beleg-Adresse bleiben samt Anhängen als Herkunftsnachweis zum jeweiligen Beleg erhalten. Damit ist belegbar, woher ein Beleg stammt.
  • Für Buchhaltungsunterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen — in Österreich insbesondere § 132 BAO und § 212 UGB, also sieben Jahre. Endet der Vertrag, werden die Daten gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Verlass dich nicht allein auf den Belegchecker als Archiv. Zieh dir zu jedem Abschluss den Export und leg ihn dort ab, wo eure Buchhaltungsunterlagen ohnehin liegen. Das Paket enthält die Belegdateien selbst — es ist ein vollständiges Archiv für den jeweiligen Zeitraum.

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Wo die Daten liegen

Die Verarbeitung findet in der EU statt. Für die Inhalte deiner Belege bist du der Verantwortliche — wir verarbeiten sie in deinem Auftrag, auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Zwei Schritte laufen über KI-Dienste: das Lesbarmachen des Belegs und das Herauslesen der Felder. Beide bekommen nur den Inhalt des jeweiligen Belegs — keine Kontodaten und keine Zuordnung, wer ihn eingereicht hat. Nach Angaben beider Anbieter werden diese Daten nicht zum Training ihrer Modelle verwendet. Welche Dienste das im Einzelnen sind, wofür sie eingesetzt werden und was genau an sie übermittelt wird, steht vollständig in der Datenschutzerklärung des Belegcheckers. Diese Seite ist auch ohne Anmeldung erreichbar — du kannst sie deinem Steuerberater oder eurer Datenschutzbeauftragten direkt schicken.

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Was ihr trotzdem selbst tun müsst

Jeder ausgelesene Wert ist ein Vorschlag. Es gibt keine Entscheidung, die ohne einen Menschen passiert: Jeder Beleg bleibt sichtbar, prüfbar und änderbar. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Ergebnisse gibt es keine Garantie — sie gehören vor der Weiterverarbeitung geprüft. Das ist keine Formalie, sondern der Grund, warum der wöchentliche Durchgang im Ablauf steht.
Ebenfalls nicht Teil der Leistung: Beratung in Rechts-, Steuer- oder Compliance-Fragen. Was buchhalterisch richtig ist, entscheidet eure Buchhaltung oder eure Steuerkanzlei — der Belegchecker bereitet nur auf. Und: Der Belegchecker wird laufend weiterentwickelt. Es kommen Funktionen dazu und es ändert sich Verhalten. Wenn euch etwas auffällt oder fehlt, sagt es uns — das meiste, was heute drinsteckt, kam genau so zustande.