> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.makerslab.ai/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Belegchecker — was er macht > Du schickst deine Belege an eine Mailadresse. Der Belegchecker liest sie aus, nummeriert sie, gleicht sie gegen deine Kontoauszüge ab und legt alles für die Buchhaltung bereit. belegchecker Der Belegchecker nimmt dir die Arbeit ab, die vor der Buchhaltung liegt: Belege einsammeln, auslesen, nummerieren, ordnen — und prüfen, ob zu jeder Abbuchung auf deinem Konto auch ein Beleg da ist. Der ganze Ablauf in einem Satz: **Du schickst deine Belege an eine Mailadresse, und am Monatsende lädst du ein fertiges Paket für deinen Steuerberater herunter.** Du erreichst ihn unter [belegchecker.makerslab.ai](https://belegchecker.makerslab.ai). ## Der Ablauf Per E-Mail an deine eigene Beleg-Adresse — weitergeleitet aus deinem Postfach oder gleich vom Lieferanten dorthin geschickt. Oder du lädst sie hoch, auch als Foto vom Handy. Er erkennt den Text auf Rechnung, Kassenbon oder Screenshot und holt sich daraus die Felder: Aussteller, Datum, Rechnungsnummer, Netto, Steuer, Brutto, Währung. Jeder Beleg landet in einem **Belegkreis** — das ist deine Ablage je Zahlungsweg, also zum Beispiel „Bank", „Amex", „PayPal", „Kassa". Dort bekommt er eine fortlaufende Nummer wie `AMEX-014`. Du lädst den Auszug hoch. Der Belegchecker stellt jede Abbuchung dem passenden Beleg gegenüber und zeigt dir, wo einer fehlt. Ein Paket zum Herunterladen: eine Excel- und eine CSV-Übersicht plus alle Belegdateien. Das geht an deine Buchhaltung. ## Was er kann — und was nicht Die rechte Spalte ist kein Kleingedrucktes, sondern der wichtigste Teil dieser Seite. Wenn dein Team weiß, wo die Grenze verläuft, spart ihr euch die Enttäuschungen. | Das kann er | Das kann er nicht | | ---------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | | Belege aus E-Mails, Uploads und Handyfotos auslesen | Word-, Excel- oder ZIP-Dateien lesen — nur PDF, Bilder und CSV | | Netto, Steuer, Brutto, Steuersätze und Reverse Charge erfassen | Auf Sachkonten oder Kostenstellen kontieren | | Fortlaufend nummerieren, je Belegkreis eine eigene Folge | Eine Nummer wiederverwenden — Lücken sind Absicht | | Kontoauszüge als PDF, Foto oder CSV lesen | Sich selbst bei deiner Bank einloggen und Umsätze holen | | Abbuchung und Beleg einander zuordnen | Währungen umrechnen — eine Dollar-Rechnung gegen eine Euro-Abbuchung bleibt deine Entscheidung | | Doppelt eingereichte Belege erkennen | Entscheiden, ob eine Dublette wirklich eine ist | | Eine PayPal-Zahlungsbestätigung mit der Händlerrechnung zusammenführen | Dir die Prüfung abnehmen — jeder Vorschlag will bestätigt werden | | Ein Paket für den Steuerberater ausgeben | In DATEV, BMD oder ein anderes Buchhaltungsprogramm exportieren | **Der Belegchecker ist eine Vorbuchhaltung, kein Buchhaltungsprogramm.** Er bereitet auf, was danach gebucht wird. Er bucht nicht, er erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung und er ersetzt weder deine Buchhaltung noch deinen Steuerberater. Eine direkte Schnittstelle zu DATEV oder BMD gibt es nicht — die Übergabe läuft über das Export-Paket. ## Was du dafür brauchst Die Anmeldung läuft über **Philipp AI** — ein Knopf auf der Anmeldeseite, kein eigenes Passwort. Dein Konto entsteht dort, der Belegchecker übernimmt daraus nur, wer du bist. Beim ersten Anmelden richtest du sie ein: für jeden Zahlungsweg einen. Faustregel — eine Karte, ein Konto, ein Belegkreis. Du kannst sie später jederzeit ergänzen. Bekommst du automatisch. Sie besteht aus drei Wörtern, damit man sie am Telefon vorlesen kann, und lässt sich in den Einstellungen umbenennen. ## Wer im Team was tut Das ist die Frage, die am häufigsten kommt — und die Antwort ist angenehmer als erwartet: **Die meisten in deinem Team brauchen gar keinen Zugang.** Braucht **keinen** Zugang. Wer die Beleg-Adresse kennt, kann Belege hinschicken oder weiterleiten — vom Handy, aus dem Postfach, unterwegs. Das ist die Aufgabe für die meisten im Team. Braucht einen Zugang. Das macht typischerweise eine Person — du selbst oder wer bei euch die Vorbereitung für die Buchhaltung macht. Braucht denselben Zugang. Einmal im Monat oder im Quartal, je nachdem wie ihr abrechnet. **Ein Zugang gehört zu genau einem Ablagebereich.** Mehrere Personen können heute nicht mit eigenen Anmeldungen in denselben Bestand schauen — meldet sich jemand neu an, bekommt er einen eigenen, leeren Bereich, nicht deinen. Teile deshalb auch deine Anmeldung nicht: gemeinsame Zugänge sind vertraglich nicht zulässig, und dein Team braucht sie für das Zuschicken ohnehin nicht. Willst du mehrere Personen mit eigener Anmeldung im selben Bestand, sag uns Bescheid. ## Damit ihr sofort richtig startet Drei Dinge entscheiden darüber, ob der Belegchecker vom ersten Tag an sauber arbeitet: Schreib in den Betreff, zu welchem Belegkreis der Beleg gehört — zum Beispiel `bg amex`. Ohne dieses Kürzel wird der Beleg zwar ausgelesen, bleibt aber ein **Entwurf ohne Nummer** und muss später von Hand zugeordnet werden. Alternativ hinterlegst du einmalig das Zahlungsmittel je Belegkreis, dann geht es auch ohne. Beides steht auf der Seite [Belege einreichen](/belegchecker/belege-einreichen). Fast jede Bank bietet den Auszug als CSV-Datei zum Herunterladen an. Die wird direkt gelesen — das ist schneller und deutlich genauer als ein eingescanntes PDF. Ein Scan geht auch, ist aber die zweite Wahl. Was der Belegchecker ausliest, ist ein Vorschlag — sichtbar, prüfbar und änderbar. Es gibt keine Entscheidung, die ohne dich passiert. Genau deshalb gehört die Durchsicht in euren Ablauf: siehe [Prüfen und abgleichen](/belegchecker/pruefen-und-abgleichen). ## Weiterlesen Die Arbeitsanweisung für dein Team — eine Seite zum Ausdrucken. Was du regelmäßig durchgehst, und was die Zustände bedeuten. Export, Nummernkreise, Umsatzsteuer, Aufbewahrung.